Có những cuộc họp kết thúc đúng giờ nhưng cảm giác về nó vẫn còn kéo dài khá lâu. Bạn đã đóng cửa sổ họp, rời phòng họp hoặc cất tai nghe xuống, nhưng trong đầu vẫn còn những câu vừa nghe, những việc mới phát sinh và cả những điều chưa kịp ghi lại.
Nếu ngay lúc đó mở tiếp một tài liệu khác, trả lời email hoặc bước vào một cuộc trao đổi mới, phần việc cũ rất dễ kéo theo sang phần việc tiếp theo. Vì vậy, câu hỏi làm gì sau cuộc họp không chỉ liên quan đến vài phút nghỉ, mà còn là cách tạo một khoảng chuyển rõ ràng giữa hai nhịp công việc.
Viết lại ba việc quan trọng trước khi quên
Sau một cuộc họp, điều đầu tiên nhiều người làm là mở ngay hộp thư hoặc quay lại công việc đang dang dở. Tuy nhiên, chỉ cần vài phút sau, những chi tiết quan trọng trong cuộc họp rất dễ bị lẫn với hàng loạt thông tin khác đang xuất hiện.
Một cách đơn giản hơn là viết lại ba điều quan trọng nhất ngay khi cuộc họp vừa kết thúc. Không cần ghi toàn bộ nội dung, chỉ cần giữ lại những gì bạn thực sự phải làm, phải nhớ hoặc phải xác nhận thêm.
Ba ý là một con số vừa đủ để tránh biến phần ghi chú thành một biên bản dài. Nếu cuộc họp có nhiều việc hơn, bạn vẫn có thể ghi thêm sau, nhưng việc xác định ba điểm quan trọng trước giúp đầu óc có một bản tóm tắt rõ ràng.
Có thể viết trên sổ tay, ứng dụng ghi chú hoặc ngay trong tài liệu công việc. Điều quan trọng không nằm ở công cụ mà ở việc biến những điều đang còn nằm trong trí nhớ thành thứ đã được đặt xuống một nơi cụ thể.
Khi đã viết xong, bạn không còn phải cố giữ toàn bộ cuộc họp trong đầu. Điều này cũng giúp việc quay sang một nhiệm vụ khác trở nên gọn hơn về mặt suy nghĩ.
Nếu có việc cần người khác phản hồi, hãy ghi rõ tên việc thay vì chỉ ghi một từ khóa chung chung. Một dòng cụ thể như “gửi lại bảng giá trước 3 giờ” sẽ dễ tiếp tục hơn nhiều so với một ghi chú mơ hồ như “bảng giá”.
Việc viết lại ba điểm chính cũng tạo ra một cảm giác hoàn tất. Cuộc họp không còn là một khối thông tin chưa được xử lý, mà đã được chuyển thành những đầu việc có thể quay lại đúng lúc.
Xem thêm: Những khoảng nghỉ nhỏ trong ngày: đôi khi chỉ cần vài phút để đổi nhịp
Đóng những tab không còn cần thiết
Sau một cuộc họp trực tuyến, màn hình thường còn khá nhiều tab đang mở. Link họp, email, tài liệu tham khảo, bảng tính, ghi chú và các cửa sổ liên quan có thể tiếp tục nằm đó dù cuộc trao đổi đã kết thúc.
Nếu giữ tất cả nguyên trạng rồi mở thêm công việc mới, màn hình rất nhanh trở nên chật chội. Những tab cũ cũng tạo cảm giác rằng cuộc họp vẫn chưa thực sự khép lại, bởi chỉ cần nhìn thấy chúng là mạch suy nghĩ trước đó lại quay trở lại.
Dành một hoặc hai phút để đóng những thứ không còn cần thiết là một cách khá đơn giản để tạo điểm kết thúc. Những tài liệu vẫn phải xử lý sau có thể được lưu lại đúng thư mục hoặc gắn dấu để quay lại, thay vì để mở liên tục trên màn hình.
Việc này cũng giúp giảm số lượng thứ cạnh tranh sự chú ý cùng lúc. Khi bắt đầu nhiệm vụ mới, chỉ những cửa sổ liên quan đến việc đó xuất hiện sẽ khiến không gian làm việc gọn hơn.
Không cần biến việc đóng tab thành một lần dọn dẹp toàn bộ máy tính. Chỉ cần xử lý những thứ liên quan trực tiếp đến cuộc họp vừa kết thúc là đủ.
Một nguyên tắc dễ áp dụng là: thứ nào đã dùng xong thì đóng, thứ nào cần làm tiếp thì lưu đúng chỗ. Cách này giúp phần việc trước có một điểm dừng rõ hơn mà không mất nhiều thời gian.
Với những người thường xuyên có nhiều cuộc họp trong ngày, thao tác nhỏ này đặc biệt hữu ích. Mỗi lần đóng một nhóm tab cũng giống như khép lại một phần công việc trước khi bước sang phần mới.
Dành một hoặc hai phút để đóng những thứ không còn cần thiết là một cách khá đơn giản để tạo điểm kết thúc.
Đứng dậy thay đổi vị trí trong vài phút
Sau một cuộc họp dài, đặc biệt là họp trực tuyến, chúng ta thường đã ngồi yên khá lâu ở cùng một vị trí. Nếu vừa tắt cuộc họp đã tiếp tục ngồi nguyên để làm việc khác, gần như không có dấu hiệu nào cho thấy nhịp công việc đã thay đổi.
Đứng dậy là một cách rất đơn giản để tạo sự khác biệt. Bạn có thể đi lấy nước, bước ra hành lang, sang khu vực pantry hoặc chỉ đứng bên cửa sổ vài phút.
Việc đổi vị trí không cần có một mục tiêu lớn. Chỉ cần rời khỏi chiếc ghế đang ngồi cũng đủ để tạo một khoảng cách nhỏ với cuộc họp vừa rồi.
Nếu đang làm việc tại nhà, có thể đi sang một phòng khác hoặc ra ban công nếu thuận tiện. Người làm việc tại văn phòng có thể đi một vòng ngắn quanh khu vực làm việc rồi mới quay lại bàn.
Khoảng thời gian này cũng không nhất thiết phải được lấp đầy bằng điện thoại. Nếu vừa bước đi vừa tiếp tục đọc tin nhắn công việc, nhịp trước đó vẫn rất dễ kéo dài sang phần nghỉ.
Một khoảng nghỉ sau cuộc họp nên đủ đơn giản để thực hiện ngay cả khi lịch làm việc bận. Hai hoặc ba phút thay đổi vị trí thường thực tế hơn việc chờ đến khi có hẳn một khoảng nghỉ dài.
Khi quay lại bàn, bạn cũng có cảm giác rõ hơn rằng mình đang bắt đầu một chặng mới. Chính dấu mốc nhỏ này giúp công việc tiếp theo không bị nhập chung với phần vừa kết thúc.
Chuẩn bị một thức uống trước khi bước sang nhiệm vụ mới
Chuẩn bị đồ uống là một trong những hoạt động phù hợp với khoảng chuyển sau cuộc họp vì nó có trình tự khá rõ. Bạn đứng dậy, lấy cốc, đi đến nơi lấy nước, chuẩn bị thức uống rồi mới quay trở lại.
Chuỗi hành động này tạo ra một khoảng cách tự nhiên với công việc vừa rồi. Không cần nghĩ quá nhiều và cũng không yêu cầu một khoảng thời gian dài, nên dễ đưa vào lịch làm việc thực tế.
Đồ uống có thể là nước lọc, nước ấm, cà phê hoặc trà tùy theo khẩu vị. Điều quan trọng không nằm ở việc phải chọn một loại cụ thể mà ở việc dùng quá trình chuẩn bị như một điểm chuyển giữa hai nhiệm vụ.
Nếu có thể, hãy để điện thoại lại tại bàn. Khoảng chờ vài phút khi lấy nước hoặc pha đồ uống sẽ rõ ràng hơn nếu nó không bị lấp ngay bằng một luồng thông tin khác.
Với văn phòng có pantry, việc đi sang một không gian khác cũng làm cho khoảng chuyển dễ cảm nhận hơn. Từ bàn làm việc sang khu vực lấy nước rồi quay lại tạo thành một vòng ngắn có điểm bắt đầu và kết thúc khá rõ.
Sau khi cầm cốc trở lại bàn, hãy nhìn vào ghi chú đã viết sau cuộc họp để xác định việc tiếp theo. Cách này giúp mình quay lại công việc có chủ đích thay vì mở ngẫu nhiên một ứng dụng khác.
Chuẩn bị đồ uống là một trong những hoạt động phù hợp với khoảng chuyển sau cuộc họp vì nó có trình tự khá rõ.
Xem thêm: 15 phút đầu sau khi đi làm về: đừng mang nguyên nhịp công việc vào nhà
Một cách pha đơn giản với Trà Tam Diệp Thế Hệ 2 trong khoảng chuyển tiếp
Khi muốn chuẩn bị một thức uống trong khoảng chuyển sau cuộc họp, sự đơn giản thường quan trọng hơn một quy trình cầu kỳ. Dạng túi lọc phù hợp với bối cảnh văn phòng vì có thể chuẩn bị từng tách riêng và không cần nhiều dụng cụ.
Trà Tam Diệp Thế Hệ 2 là phiên bản cải tiến của Trà Tam Diệp, được định hướng với hương vị đậm đà và dễ thưởng thức hơn. Thành phần sản phẩm gồm lá tiêm diệp, trà, thảo quyết minh, cỏ ngọt, hoa hòe và hồng hoa.
Sản phẩm có quy cách 60 g, gồm 30 túi, mỗi túi 2 g. Theo hướng dẫn sử dụng, dùng một túi trà với khoảng 200 ml nước sôi và chờ khoảng 2 phút trước khi thưởng thức.
Trong bối cảnh văn phòng, hai phút này có thể vừa với khoảng chuyển sau một cuộc họp. Bạn có thể rời bàn, chuẩn bị cốc, rót nước rồi đứng chờ một lúc trước khi mang tách trà quay lại vị trí làm việc.
Khoảng chờ không cần được lấp đầy bằng điện thoại hoặc một nhiệm vụ khác. Nếu vừa ghi xong những việc cần làm sau cuộc họp, đây có thể đơn giản là vài phút để tạm rời khỏi màn hình trước khi mở công việc tiếp theo.
Dạng túi lọc cũng giúp việc chuẩn bị gọn hơn trong môi trường làm việc chung. Chỉ cần có nước nóng và một chiếc cốc phù hợp là có thể pha theo hướng dẫn mà không cần bố trí thêm nhiều dụng cụ trên bàn.
Nếu để trà tại văn phòng, nên cất sản phẩm ở nơi khô ráo, sạch và tránh khu vực có mùi mạnh. Việc đặt hộp ở nơi dễ lấy cũng giúp thao tác pha trà diễn ra tự nhiên hơn khi cần một khoảng chuyển ngắn giữa các đầu việc.
Việc đặt hộp ở nơi dễ lấy cũng giúp thao tác pha trà diễn ra tự nhiên hơn khi cần một khoảng chuyển ngắn giữa các đầu việc.
Kết luận
Khi tự hỏi làm gì sau cuộc họp, không nhất thiết phải tìm một phương pháp phức tạp. Viết lại ba việc quan trọng, đóng những tab đã dùng xong, đứng dậy vài phút hoặc chuẩn bị một thức uống đều là những cách đơn giản để tạo dấu kết thúc cho phần việc vừa rồi.
Kênh mua hàng chính hãng:
🌐 Website: https://shop.hungphatea.com
Liên hệ tư vấn:
☎️ Hotline: 028 37978 230 – 028 37978 234
💬 Zalo: 0966 152 768 – Trà Hùng Phát – Chay Ngon
